ISO 22301: Gestión de la eliminación de Datos

jul 29, 2014 by

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ISO 22301: Gestión de la eliminación de Datos

¿Cuándo nos excedemos en la consevación de datos?

ISO 22301: Gestión de la eliminación de Datos
En la actualidad se producen grandes cantidades de información, por lo que es importante tener un criterio de que información debemos guardar y de que información debemos deshacernos.
Hoy en día, ante el temor que existe debido quizás a aspectos legales, que nos obligan a conservar cierta información durante un tiempo, o bien por la tendencia natural al miedo a suprimir información, la mayoría de las empresas son reacias a deshacerse de la información y almacenan normalmente más información de la necesaria.
Es evidente, que deshacerse de información genera cierto estrés, por lo que tendemos a guardar cualquier clase de archivos. Este comportamiento se ve reforzado por el avance tecnológico, que nos ofrece hoy en día una capacidad de almacenamiento impensable hace unos años.
 
El almacenamiento innecesario de información, entonces acaba por convertirse en un problema, ya que para ello las tareas informáticas cotidianas pueden empezar a complicarse teniendo en cuenta que los datos no solamente hay que mantenerlos sino que además almacenamos una cantidad importante de datos duplicados, debido a las copias innecesarias de los correos que generan multiplicidad de la información.
 
Es evidente que las soluciones a estos problemas deben ser abordadas desde aspectos tanto tecnológicos como humanos, con el objeto de hacer más eficiente el mantenimiento de la gran cantidad de información que generamos hoy en día

El primero de los argumentos es muy sencillo, debemos tener una regla y una política para deshacernos al menos de los correos que no necesitamos almacenar. Por ejemplo, una gran cantidad de emails en los que estamos en copia, contienen archivos que no son directamente para nosotros y que podemos eliminar. Otra ayuda seria mantener archivos en común sin tener que estar llenando el correo con archivos que se transmiten de unos a otros y se archivan múltiples veces de forma innecesaria.

Otra pauta que no se nos debe pasar es la categorización de los datos. Tratándose de sobre todo en la relación con clientes, deberemos proponernos diseñar un sistema de categorías que nos permitan clasificar toda la información que intercambiamos con nuestros clientes. De esta forma estableceremos un sistema de clasificación, todo lo amplio que sea necesario de forma que podamos determinar la naturaleza exacta de cada archivo que intercambiamos con nuestros clientes. Este sistema será un gran a apoyo a la hora de tomar decisiones sobre la información que debemos conservar y de la que deberemos deshacernos.
 
Otro punto clave es el criterio humano, que debe estar presente en todo momento, guiado por una política clara y definidas por la empresa en este asunto, de forma que los empleados tengan la herramienta para decidir que información deben almacenar o más bien de que información pueden deshacerse. Este aspecto es fundamental para crear esta cultura de responsabilidad ante este problema y cambiar la filosofía de empresa, que hasta ahora promovía solamente el “todo debe guardarse”.
 
Como conclusión a este artículo, podemos pensar que la concienciación de este aspecto del tratamiento de la información, debe afectar a todos los niveles de la empresa, con lo que puede resultar una motivación extra para que todos sientan su participación activa en la consecución del éxito en el negocio y así convertirse en un punto de partida para abordar proyectos más ambiciosos en los que necesariamente se debe contar con la involucración de toda la empresa a todos los niveles.

 

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